Mange må hver måned konvertere bilag fra ett system til et annet, med de feilkilder og kostnader dette gir. Kanskje bruker du regneark, og flytter kolonner manuelt. Kanskje må du oversette konti og kundenummer.
La heller Excel konvertere bilag automatisk.
Bilag og Transaksjoner kan hentes fra alle mulige maskinlesbare kilder:
- Eksport fra annet system; regnskapsbilag, salg, tilbudsbrev, lønn, timer etc
- Via eksport-rutine eller direkte fra databasen til disse systemene, for eksempel https://help.unieconomy.no/regnskap/oversikt
- Rapporter på .PDF eller andre format
- Skanning av innkommende fakturaer og kvitteringer, bearbeide resultater fra OCR-lesing
- Andre formater med varierende utseende
Ved å skrive et program kan vi plukke ut relevant informasjon selv fra lite strukturerte dokumenter slik som brev, e-poster, fakturaer, kvitteringer osv.
Som et biprodukt kan vi levere statistikk over alle opplysninger vi plukker frem, men som ikke nødvendigvis blir lagt inn i regnskapet.
Gjennomsyn før du skal konvertere bilag er nyttig
Særlig hvis transaksjonene er av varierende kvalitet eller forandrer seg over tid, vil det være viktig å kunne inspisere dataene i et oversiktlig regneark før import. Programmet kan markere tvilsomme opplysninger, og kreve verifisering før konvertering.
Transaksjonene kan være vanskelige å lese, men presentert i en tabell kan du sortere og filtrere radene for å finne problemer.
Vi kan også slå opp varenummer, kontonummer, kundenummer etc og vise klartekst så gjennomgangen vil være lettere.
Import-grunnlaget blir tilpasset behovet
Mål-systemet kan ofte akseptere mange forskjellige formater.
Egne tabeller kan brukes for å oversette kontonummer og andre begreper fra det ene systemet til det andre.
Det går som regel an å skrive direkte inn i mål-systemets database, men da går vi glipp av en verdifull verifisering som skjer i importen.
Mange systemer tillater at et annet program starter selve importen, så det å konvertere bilag blir automatisk.
Tilleggsfunksjoner som kan utføres samtidig
- Kundeliste vedlikehold: Oppdatere e-post, adresser, kontaktpersoner og telefonnummer. Legge til nye kunder.
- Varelager vedlikehold: Oppdatere beholdning med leveranser og uttak
- Presentere transaksjonene som salgsrapporter før regnskapet er klart, for eksempel på daglig basis.
- Avstemming av innbetalinger fra bankens kontoutdrag
- Integrasjon mellom tilbudsbrev og regnskap