Dokumentmaler effektiviserer dine daglige oppgaver: Salgsbrev, kalkyler, rapporter og blanketter.
Typer dokumentmaler
- Tomme maler med logo og brevhode: Brev, mail, regneark, rapportmal. Kundens navn og adresse kan automatisk hentes fra andre systemer (salgsstøtte, regnskap etc). Menyer kan hente byggestener til alle malene nedenfor:
- Fraser, deler av maler, brosjyrer, bilder og linker kan limes rett inn i vanlige dokumenter og e-poster.
I stedet for en mal for hvert behov kan du tenke deg enkelte grunnmaler og så hente innholdet fra et verktøy. Eksempel: En tilbudsmal hvor du henter produktbeskrivelse og bilder fra et system.
- Fylte maler: Tilbudsmal, anbud, kontrakt, oppsigelse, standardsvar.
Kvalitetssikrede svar i samsvar med firmaets policy.
Dokumentmaler øker enkelt funksjonaliteten til ditt CRM-system.
Perfekt til SuperOffice, 24sevenOffice, Microsoft Dynamics etc. - Dynamiske maler: Innhold tilpasset behov; priser og valutakurser hentes fra nettet, språk hentes fra kundekort, innhold bestemmes av kunde-interesser.
- Eksternt leverte maler: Abonnement på et stort antall maler som vedlikeholdes eksternt. Eksempel: Offentlige blanketter, kontrakter, testamente etc. fra AdvokatOnline. Disse kan integreres med eget kunderegister.
- Inngang til andre system: Presentere tilbud på en bedre måte, med priser, bilder og produktomtale hentet fra regnskap og/eller andre system.
- Arbeidsflyt: Sjekklister og bekreftelser, avviksmelding, kan lage sammendrag og status fremdrift. Microsoft Forms og Power Automate er eksempler på nyttige verktøy.
Bedriftens designmal
All dokumentasjon bedriften produseres kan følge samme mønster.
Brevpapir, tilbud, rapporter, brosjyrer, PowerPoint-presentajoner, blanketter og annet kan designes på forhånd og ligge som maler i Word, Excel og PowerPoint.
Skrifttyper, farger og layout kan bestemmes sentralt, og oppdateres automatisk for alle brukere.
Felter i Word dokumentmaler
Hopping fra felt til felt er en effektiv måte å komme innom alle feltene som skal oppdateres før utskrift.
Teksten du skriver inn kan gjentas mange steder i dokumentet, så du bare behøver å skrive den en gang.
Du kan blande lukkede og åpne deler av dokumentet, så du kan utforme det slik du vil.
Kalkulering i Word
Teksten kan skifte automatisk, for eksempel om du har penger til gode eller skal betale.
For avansert kalkulasjon kan du lime inn et Excel-ark i dokumentet.
Kryssreferanser
Bruker du de innebygde stilene (Overskrift 1 etc.) kan du sette inn en innholdsfortegnelse hvor som helst i dokumentet.
Du kan også referere til avsnitt i teksten som vil oppdatere seg mens du skriver.
Linjen «Kryssreferanse» over vil vise riktig sidenummer etter hvert som du legger til tekst og skyver referansen frem eller tilbake. Forandrer du teksten i overskriften blir den også oppdatert.
Se hvordan disse teknikkene kan brukes i kalkyler.
Rapportering
Du er kanskje vant til å klippe og lime tall til rapporter fra Excel, for så å bruke mye tid på å formatere tabellene etterpå. Vi kan like gjerne skrive resultatene direkte til Excel eller Word, og formatere tabellene automatisk for deg. Vi kan også skrive et resymé av tabellene ved å trekke frem de største avvikene og angi endring i prosent fra i fjor/forrige måned etc.
Det meste som gjelder for Excel kan vi få til også i Word.
Programmering
For større utfordringer lager vi et program som tilpasser dokumentet etter dine ønsker.
En generell mal kan tilpasses flere oppgaver gjennom programmering. Du kan erstatte mange varianter av samme dokument med en mal som kan tilpasse seg hvert bruksområde. profesjonelt